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电子信息技术在企业档案管理中的应用

来源:UC论文网2016-06-21 11:01

摘要:

随着社会经济与科技的不断进步,档案管理工作已经进入到信息管理时代,电子信息技术在现代企业档案管理中发挥着重要作用。

  引言
 
  企业的档案信息为企业进行市场竞争提供着大量可靠信息,是企业在竞争中获胜的一大保障。在信息技术飞速发展的时代,电子信息技术在企业的档案管理中开始得到应用,最大程度上减少人工管理的工作量,并提高了工作效率,保证了信息的可靠性和安全性m。对电子信息技术在企业档案管理中的具体应用进行探讨,能够把握企业档案管理的发展方向,增强企业的综合竞争力。
 
  1.电子信息技术在档案管理内容中的应用
 
  企业档案管理的内容是十分复杂的,传统的档案管理由人工来完成,将企业内容相关档案进行分类,并统一管理,还需要定期对其进行清点。而电子信息技术在档案管理内容中的应用有效的降低了人工的工作压力,并提高了工作效率。电子信息技术在档案管理内容中的应用主要体现在以下几方面:①档案文件目录的存储、检索与复制pi。为了方便对档案进行管理和查阅,无论是人工还是电子信息技术在进行档案管理时都会进行目录的制作,保证迅速的掌握所持有的档案内容。电子信息技术对档案目录进行管理能够将其收录在电脑等媒介之中,并根据档案内容的变化及时进行调整。②档案内容的存储与检索。电子信息技术在对档案进行收录之后可以以电子版的形式对其进行存储,在保证存储空间足够大的情况下这些信息可以一直被保存下去。当有关人员需要查阅信息时仅需要通过电子信息的检索功能即可获得自己需要的资料。③档案文件关键词的自动标引,这是电子信息技术与人工管理具有较大不同的地方,在档案文件录入时即可对关键词进行自动标引,方便其他人员进行查阅。除却以上三点之外,电子信息技术在档案信息内容的管理上还体现在档案文件的编目、汇总、信息备份、立卷管理、打印、咨询等方面,为企业档案的管理与借阅提供了平台,实现高效、规范的档案管理。
 
  2.电子信息技术在档案信息管理系统构建中的应用
 
  电子信息技术在企业档案信息管理系统构建中也得到了应用。许多企业为了方便进行档案管理,利用电子信息技术设计了相应的软件及数据库,更为系统化的针对档案进行收集管理企业可以根据实际需要选取可以用来进行系统后台操作的处理系统和数据库,并提供较为先进的浏览器供相关人员查阅档案。利用电子信息技术建立起来的档案信息管理系统是将档案信息以模块化的形式进行整理和存储的,各模块根据一定的规律进行排列,并借助电子信息技术生成目录,加强相互之间的联系。这样将独立的档案信息变得具有一定的联系性,从而形成档案信息管理系统。对档案信息进行模块化管理可以根据档案中包含的信息进行分类,也可以根据档案的实际用途进行分类,企业可以根据最实际的需要进行选择。随着电子信息技术的不断进步,档案信息管理系统可以进行升级,在不断更新换代之中加入更多的功能,弥补档案信息管理系统中出现的漏洞,最终实现高效管理。
 
  3.电子信息技术在档案备份与恢复中的应用
 
  利用电子信息技术来进行档案管理虽然具备诸多优势,但也存在一定的不足,主要体现在计算机网络安全问题之上。电子信息技术在档案信息管理中的应用是以计算机为栽体的,在操作中一旦出现计算机损坏、存储空间不足等情况就会造成档案信息的丢失,而计算机网络出现问题甚至会引发档案信息的泄露。因此在电子信息技术应用于档案信息管理时,需要对全部档案信息进行备份,将档案原件进行统一安全保管。曰常查阅时需要有相关证明才能接触到档案信息,并不能随意对信息进行改动。同时需要由专业技术人员针对档案信息进行定期整理,将不需要的内容删除,并对不完整的信息进行补充。还要保证定期对计算机软件、数据库等进行检查、养护和升级,保证有足够的存储空间进行档案信息的存储。可以说电子信息技术在档案备份与恢复中的应用是十分必要的,需要给予重视。
 
  4.结语
 
  综上所述,随着社会经济与科技的不断进步,电子信息技术在企业档案管理中得到了一定的应用,主要体现在档案管理内容、档案信息管理系统构建、档案备份与恢复几方面。为企业进行档案信息管理提供了新的手段,增强了企业的综合竞争力。
 
                                                                                                                    王宇
                                                                            (中国邮政集团公司石家庄市分公司,河北石家庄050000)

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