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图书馆信息管理系统过程改进研究

来源:UC论文网2018-09-12 09:39

摘要:

  在梳理图书馆信息管理系统发展历程的基础上,分析了现有系统的不足及过程改进的必要性。利用能力成熟度模型集成的标准化规范来指导系统的过程改进,旨在为图书馆信息管理系统提供高效的过程改进模型;以基础理论...

  在梳理图书馆信息管理系统发展历程的基础上,分析了现有系统的不足及过程改进的必要性。利用能力成熟度模型集成的标准化规范来指导系统的过程改进,旨在为图书馆信息管理系统提供高效的过程改进模型;以基础理论与通用模型为依托,运用改进方法与改进模式为图书馆量身定制出适合图书馆读者需求的系统过程改进模型。从而,在降低系统研发成本的同时,提高了系统的服务效率。


  关键词:图书馆;信息管理系统;过程改进;图书馆自动化;


  作者简介:孙也(1981-),男,吉林长春人,讲师,硕士研究生,主要从事计算机技术研究及教学工作.


  1图书馆信息管理系统类型及发展历程


  (1)图书馆信息管理系统。图书馆信息管理系统是一个以人为中心,利用与计算机相关的各种设备,在图书馆中进行有效数据的收集分类、整理加工、储存检索的系统。要解释什么是图书馆信息管理系统,就不能不提及管理信息系统,即MIS(Man-agementInformationSystem),图书馆信息管理系统就是属于管理信息系统的一个分支。管理信息系统是一个不断发展的新型学科,在现阶段普遍认为管理信息系统是由人和计算机设备或其他信息处理手段组成并用于管理信息的系统。因此,图书馆信息管理系统实际上就是帮助图书馆相关人分类、统计、存储、检索及利用数据的软、硬件集合。


  (2)图书馆信息管理系统的类型。按组织职能进行划分,图书馆信息管理系统可以划分为图书馆办公管理系统、图书馆科研管理系统、图书馆采购管理系统和图书馆信息管理系统。基于信息处理层次进行划分,图书馆信息管理系统可划分为面向数量的执行系统、面向价值的核算系统、报告监控系统、分析信息系统、规划决策系统,自底向上形成信息金字塔。基于历史发展进行划分,第一代图书馆信息管理系统是由手工操作,使用工具是文件柜、笔记本等;第二代图书馆信息管理系统增加了机械辅助办公设备,如打字机、收款机、自动记账机等;第三代图书馆信息管理系统使用计算机、电传、电话、打印机等电子设备【1】。


  (3)图书馆信息管理系统的发展历程。20世纪90年代以来,我国图书馆信息管理系统有了很大进步,并收到了比较好的社会和经济效益。图书馆管理系统的发展经历了四个过程:1从人工操作到计算机自动化操作和从卡片目录到机读目录的转变过程。2从单模块到集成系统,以公用的图书数据为核心,综合各功能模块,构成一个功能全面而强大的集成系统的转变过程。3从提供图书馆内服务到提供在线服务,从提供单个图书馆资源到提供多个图书馆资源的转变过程。4从仅提供传统图书馆资源到提供多种网络资源和多媒体资源的转变过程【2】。


  (4)图书馆信息管理系统过程改进的必要性。图书馆信息管理系统产品的研发过程是一项科学化的系统工程,不会在较短时间内,仅仅依靠某几个人的想法就得以完成。一般情况下,一个有良好的过程才能得到良好的产品,而不好的过程只能得到不良的产品,因此,一项成本可控、时间可控、效果可控与风险可控的图书馆信息管理系统工程,仅仅基于过程是远远不够的,为图书馆的管理人员和读者提供功能更加完善、服务效率更高的图书馆信息管理系统,我们还需要对图书馆信息管系统的过程进行持续的改进。


  2图书馆信息管理系统过程改进准备


  2.1图书馆信息管理系统过程改进规范


  图书馆信息管理系统的过程改进,是为了尽可能地提升系统研发的品质与系统开发的效率。系统的品质高低和过程的改进好坏,与人和技术这直接相关,因此要实现预期的改进目标,不仅需要进一步的提高技术创新标准,而且需要进一步加大引进与培养优秀的人才的力度,同时,订立科学的系统过程改进规范也起到了至关重要的作用。因此,在信息管理系统研发与改进过程中,我们首先要做的就是订立系统过程规范。


  制定过程改进计划,通过高层访谈确定量化目标【3】。要订立一个结构科学、过程严谨以及内容准确的信息管理系统过程改进规范,其内容一定是十分丰富的,一方面需要全面描述系统过程改进的子过程,而且要进一步细化的订立完备科学的准入与准出条件,而且还需要含有系统设计改进原则、语言的编码过程改进规范与系统开发模式改进准则以及系统过程改进支持风险控制制度。系统过程改进规范不仅包括设计原则基本属性,而且还要充分的体现其改进过程的简单性、可靠性和复用性等特点,不能出现某个系统改进单点失效的情况,简化规范的基本结构,指导思想力求简洁明了。另外,在图书馆信息管理系统的过程改进规范中,对系统过程计划的改进、对系统过程风险过程的改进都要给予一定程度的关注。


  2.2图书馆信息管理系统过程改进模型的剪裁


  为了尽可能的优化信息管理系统研发流程,有必要引入一些如ISO认证体系或CMMI认证体系的国际标准或规范,但如果仅仅照搬标准,没有根据企业自身特点进行有针对性的剪裁,在实际使用过程中就会产生水土不服,从管理角度来看如果盲目引入,系统过程甚至比不使用成熟度模型时更为混乱。因此,按照实际情况来完成定制,这就是系统过程剪裁,由于设置适应性的模型的重要性,为了更好的完成系统过程改进,我们的首要任务就是去掉不合适的流程、方法和规定,根据模型、系统研发需求、目标预期等方面设置更适合图书馆信息管理系统自身要求的流程。


  要利用成熟度模型集成对信息管理系统完成过程改进,首先自身需要研发系统规模以及主要业务类型,明确需要利用过程改进实现的预期目标,在成熟度模型集成的产品集合中有针对性的选择适合于信息管理系统开发的总体模型。其次,在选择适合自身需要的成熟度模型集成模块时在信息管理系统开发项目组内部,各个项目的具体情况也不尽相同,如项目规模、项目类型以及项目可支配预算等情况,因此,图书馆信息管理系统项目研发过程需要甄选不同的过程管理与改进模式,不能仅仅采用某套单一模型或是简单组合几个相互独立的模型。


  在实施系统过程改进之前,对系统过程改进模型进行剪裁以减少整体的工作量,更重要的是我们在剪裁出系统过程改进模型的基础上,将成熟度模型集成模型中的项目、过程等重要元素有效的反应到成熟度模型集成结构所对应的单元中去。对系统过程模型剪裁,就是为了使模型具备更强的针对性,更好的可操作性和更佳的可实施性。


  2.3图书馆信息管理系统过程的度量


  对于图书馆信息管理系统过程改进效果的评估,始终贯穿于整个信息管理系统的开发生命周期,不仅在程序设计过程中,而且在编程和测试、维护过程中同等需要度量,系统工程的基本规范要求度量工作要尽可能全面的覆盖系统开发与测试的各个阶段,不但要涵盖系统过程能力,同时也要涵盖系统进程改进等方面的内容。


  成熟度模型集成是对系统过程能力程度的评估,成熟度模型集成的过程域评分越高,说句明系统过程的成熟度越高,要对系统过程能力进行度量,就意味着需要对系统研究过程中的各个要素实行有效度量。也就是需要对从系统需求管理到系统开发能力、问题解决情况,以及项目监督和控制能力到质量管理能力、风险管理能力等,诸多影响系统开发过程的能力进行综合评估。度量过程需要对信息管理系统过程质量的进行度量、对信息管理系统过程效率的度量、对信息管理系统过程成本的度量以,及对图书馆信息管理系统过程稳定性的度量,如图1所示。


  3图书馆信息管理系统过程改进过程


  3.1系统过程改进的方法


  (1)过程改进的Raytheon方法。采用Raytheon方法进行系统过程改进或管理,一个图书馆信息管理系统研发项目组可以有针对性的设计出与系统项目需求相适应的改进模型。相对于其它的系统过程改进模型来说,Raytheon方法不仅包括多种与过程改进相关的过程域,而且还包括多种可剪裁的改进方法,过程方法的优点是对过程系统中单个过程之间的联系以及过程的组合和相互作用进行连续的控制【4】。Raytheon利用过程稳定、过程控制与过程变更等模块来构建改进方法模型,如图2所示。


  过程稳定模块,在提取过程中关键的改进内容的基础上,并帮助其所有项目组中达成统一。过程控制模块,主要通过收集有意义的度量数据并加以分析,来帮助过程完成改进,对未改进过程进行有效调整。过程变更模块,主要分析普通原因引起的变动条件以及引起的过程变动原因。


  (2)过程改进的6Sigma方法。6Sigma体系是一种比较高级别的系统质量标准,为了使研发的系统达到6Sigma的质量标准的要求,需要利用DMA-IC和DMADV方法,来实现系统过程质量的进一步提升。


  1DMAIC方法主要通过从定义、测量,到分析、改进,再到有效控制的改进步骤来完成整个系统的过程改进。即:


  定义(Define)→测量(Measure)→分析(Ana-lyze)→改进(Improve)→控制(Control)


  2DMADV方法主要通过从定义、测量,到分析、设计再到有效验证的改进步骤来实现系统的过程改进。即:


  定义(Define)→测量(Measure)→分析(Ana-lyze)→设计(Desige)→验证(Verify)


  3.2系统过程的改进过程


  图书馆信息管理系统过程改进模型将系统改进过程分为过程改进初始化阶段、过程改进诊断阶段、过程改进建立阶段、过程改进行动阶段、过程改进学习阶段等,如图3所示。


  (1)初始化阶段。初始化阶段奠定了图书馆信息管理系统过程改进工作的基础,其核心工作内容是建立过程改进指导委员会与系统过程改进小组。系统过程改进小组通过研究图书馆信息管理系统基本需求及改进过程中出现的问题,构建起新的系统过程改进规范,并将进一步改进的意图报请上级领导。这一阶段的主要任务不仅包括识别改进系统的基本功能与实现目标,而且包括系统过程改进范围的划定与支持资源的获取等工作。


  (2)诊断阶段。图书馆信息管理系统过程改进的诊断阶段主要用来评估系统过程改进效果,以确认是否顺利实现了既定目标,即实际情况过程改进情况的目标之间的差距,利用诊断阶段的工作可以科学地设计规范,进而评估当前过程改进的成熟度情况。系统过程诊断阶段不但需要对当前系统改进过程的明确标注与测度,而且还需要遵循成熟度模型集成的要求开始制定过程改进的行动计划,并进一步的细化行动内容与行标准。


  (3)建立阶段。图书馆信息管理系统过程改进的建立阶段,主要依靠成熟度模型集成的规范,制定改进的目标、首要改进项和风控策略,并制定总体过程改进行动方案。这一阶段主要任务主要包括选择和实施基于系统成熟度模型集成的系统过程改进的培训,建立评审图书馆信息管理系统项目的远景目标以及系统应用过程改进计划,从而设定系统过程改进的主要业务内容,明确改进的动机与短期目标,为后面的阶级提供过程改进活动的协调基准以及计划亟待改进的具体内容。


  (4)行动阶段。图书馆信息管理系统过程改进的行动阶段根据上一阶段建立的改进计划实际开展系统过程改进的相关活动。在开展具体的改进活动之前,需要明确完成改进工作所使用的具体措施,即完善系统过程改进方案。在实施相关改进工作的同时还要对己经制定好的行动计划进行必要的微调,以解决系统过程改进工作中遇到的突发状况。将系统过程改进的成功经验进行备案并进一步的向其它系统研发项目组扩展。


  (5)学习阶段。系统过程改进学习阶段主要对改进中所获得的成熟度数据进行抽取与分析,发现以往过程改进方案与过程改进活动的有益经验和问题教训,以便在日后的图书馆信息管理系统过程改进工作中,总结经验、规避风险、解决问题,通过分析过程改进工作中所收集的数据,学习的经验总结教训,对过程改进的相关方法进行微调,对过程改进中所出现的问题提出可行性的解决建议。这一阶段的工作不仅是这一轮系统过程改进的结尾,而且又为新一轮的过程改进提供支撑。


  4图书馆信息管理系统过程改进模型构建


  4.1图书馆信息管理系统研发组织结构模型


  在图书馆信息系统研发组织内部,职务由高到低为组织研发领导、项目研发经理以及研发人员。系统研发组织的领导是整个组织、公司或企业的直接负责人,同时是系统研发组织核心结构的领导。项目研发经理是某个具体项目的责任人,由他直接管理并带领研发人员开展研发活动,对上分解细化领导意图,对下沟通协调研究进程。研发人员是系统项目的基本组织部分,同时也是执行具体研发任务的最小要素,主要由分析人员、程序人员以及测试人员等协同工作,共同推进系统研发工作得以顺利开展。系统研发组织的物理结构,如图4所示。


  4.2基于系统过程改进模型


  基于图书馆信息管理系统组织结构模型,根据在图书馆使用的具体情况,不仅需要对成熟度模型集成的过程域及功能模块进行剪裁,而且需要根据系统研发需求补充成熟度模型集成模型中没有涉及到的过程域,从而构建起一套更适合自身实际需要的系统过程规范体系模型,即如图5所示。为了能够详尽地描述产品开发过程中各要素间复杂的关系,可以建立软件参考模型【5】。这一信息管理系统过程改进集成模型是基于成熟度模型集成与系统工程的科学设计规范而来的,其逻辑结构中不仅包含过程管理规范而且还包括图书馆信息管理系统研发过程中的改进模板,其主要目的是利用构建模型的方式,高效的实现现在和未来的图书馆信息管理系统研发项目进行可持续的过程改进。


  如图7所示的图书馆信息管理系统过程改进集成模型主要有三个方面的特性:


  (1)系统研发过程改进模型中集成了营销、开发以及支持等系统开发外部过程,同时融入了项目生命周期为导向的系统过程改进流程,这种基于过程模型改进与构建的方法有助于各个研发模块的有机组配。


  (2)图书馆信息管理系统过程改进集成模型更适合应用在中小型系统研究公司或组织。本集成模型保留了成熟度模型集成第三级中的绝大多数过程域,最大程度的利用了增量开发模式,并有针对性的着重丰富了中小型研发组织的商务过程域。


  (3)预留通用开放式接口的模块设计,为根据实际需求进行进一步的模型剪裁留有余地,通过对成熟度模型集成的应用与改进,不断推进整体系统研发的效率与效果,同样,客户作为系统的使用人,也可以参与到过程改进中来与开发人员一同了解信息管理系统的开发目的与标目,以便进一步的完善开发流程。


  当然了,如果一个项目连最基本的明确目标都没有,是不可能明确地解决并实现其目标的【6】。就是同一图书馆信息管理系统研发组织内部,由于项目需求和研发既定目标的不同,也不容易设计一套完全符合所有过程改进需求的规范模型。所以,急需按照项目实际需求,定制最优化的过程改进模型。


  5结语


  本文在分析图书馆信息管理系统的实际需求及预期目标的基础上,对既有非标准化过程改进模型进行了剪裁,运用多种系统过程改进方法,构建起了一套高效的系统过程的改进模型。进而,分析了其运作过程与明确了改进过程中的注意事项,以期在为图书馆信息管理系统提供最优化过程改进解决方案的同时,帮助图书馆的管理者和读者获得更加良好的信息管理与服务体验。

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