谈新时期工商企业登记档案的利用

　　自1990年《企业法人登记管理条例》中明确规定“登记主管机关应当根据社会需要，有计划地开展向公众提供企业法人登记资料的服务”以来，不断提高企业登记档案利用工作的服务效率和服务质量，方便于社会各界的利用，一直是工商档案人管理档案的服务宗旨和努力方向。如今，企业登记档案的利用工作受社会大环境的影响越来越大，时代特征日益明显，无论是档案的用户构成、开放程度，还是利用率、利用方式都有了很大不同，在做好企业登记档案利用工作的要求上，更是与网络化、电子化、数字化等一系列科技新名词紧密相连。鉴此，笔者就如何做好新时期企业登记档案的利用工作谈一下体会。

　　一、企业登记档案的利用有其鲜明的特点

　　1.档案利用率高。企业登记档案是工商行政管理机关在核准企业登记、对企业实施监督管理过程中形成的，对国家和社会具有保存价值的材料，它不仅能为工商行政管理机关的业务工作和检查自身的审核工作提供基础性材料，也能为法律诉讼、经济统计分析、信息参考等提供原始依据。因此，社会各界对企业登记档案的利用极为频繁。以笔者所在档案室为例，近十年来，企业登记档案的利用数量，除个别年份有小幅回落外，总体呈上升趋势，近几年更是创造了历史新高，仅2008年查档量就达到了9921卷。

　　2.档案用户的构成比例呈现动态性。从笔者所在的档案室的档案利用情况分析来看，2003年前，企业登记档案的利用者主要是执法部门和法律工作者，如1998年，这两类利用人群的利用比例高达70％。自2003年后，企业和个人逐渐成为档案用户构成的主要力量，到2007年，企业和个人的利用人数已大幅逆转，利用比例达64％。2008年，由于受金融危机影响，许多企业难以经营或破产倒闭，经济纠纷产生较多，使得该年度公、检、法及律师的利用人数有所增加，但其增长幅度远远比不上企业和个人两类利用人群。

　　5.档案利用方式具有多样性。一是在档案室查阅，此为最主要的利用方式，因利用者的需求不同又分为查阅电子档案、查阅基本或汇总信息、查阅书式档案。二是通过网络查阅，这种利用方式具有适时、快速、便捷的优点。三是档案外借，企业登记档案一般不借离档案室，因特殊需要，如对印鉴、签名等作真伪鉴定，必须由档案员携档案同往，且当日归还。

　　二、落实“三个建设”，切实做好企业登记档案的利用工作

　　1.加快档案信息的数字化建设，提高利用效率

　　鉴于企业登记档案高利用率的特点，传统的“你调我查”的利用模式已不再适应现代快节奏的工作需要，走档案信息数字化道路成为档案利用工作的必然趋势。企业登记档案信息的数字化是指利用各种档案管理软件和技术，实现企业登记档案信息的电子化处理和快速查询，并利用局域网、广域网、互联网实现资源共享。

　　(1)创建并完善企业登记档案的计算机管理系统

　　首先，企业登记电子档案的形成和利用必须依托功能齐全的企业登记档案电子化综合管理系统，该系统应具备档案电子化处理、档案综合查询、系统维护，业务集成、用户认证等功能，并与现有的经济户口综合管理系统无缝对接，突出系统关联、管理便捷、操作简便、节约成本等优点。其次，企业基本信息的查询需要一套不断优化、升级的经济户口综合管理系统，该系统是工商行政管理业务信息系统之一，以企业登记信息和企业监督管理数据为基础信息平台，由于系统开发和运用得较早，加上系统的不断升级，其对外部查询人员的作用日益凸显。

　　另外，为实现企业登记档案的远程查询，应创建一个以计算机和互联网为技术支持的外网档案查询平台(如红盾网、企业信用资讯网)，通过该网站能达到企业基本信息齐全准确、数据更新及时、多途径查询、查询速度快等利用要求。

　　(2)推行档案信息电子化工作，实现档案电子化查询

　　开展档案信息电子化工作必须先对原始档案进行科学整理。以笔者所在档案室为例，针对企业登记档案具有的特性，即伴随企业的变更、年检等活动，原档案会不定时地增加新内容，整个案卷始终处在一种不断庞大的状态，直至企业申请注销或被吊销，对企业登记档案实行一户一卷，卷内按不同的核准日期分为若干件，件内再细分为多项内容的整理方法，这种整理方法不仅符合档案专业的规范化要求，也使电子档案的目录简洁、有序，便于按需选择内容。另外，在电子扫描时，要确保生成的图像清晰逼真，档案内容完整准确，在录入和数据导入时，利用相应路径使目录与图像准确链接，并及时处理新人库的企业登记档案(尤其是变更登记档案)。

　　(3)不断改善档案数字化建设所需的硬件设备

　　陈旧的设备或配备不全都会给档案数字化建设工作带来不便，所以必须为档案数字化处理及电子档案、企业基本信息查询配置高性能的微型计算机，为档案信息的输出配置高清晰激光打印机，新购置能双面扫描的高清高速扫描仪，以提高扫描速度和图像质量(必要时购置平板扫描仪，处理纸质较差的档案，如早期年检中的财务报表)，购置刻录机、智能光盘柜等电子数据备份设备。另外，为满足数字化档案的海量存储和查询，商胜能、大内存的服务器是必不可少的。

　　2.加强档案队伍建设，提升服务水平

　　(1)端正服务态度，树立服务理念

　　企业登记档案的用户构成复杂，利用者在文化水平、知识素养以及性格上都有很大差异，而且许多利用者想通过查询档案来解决关系切身利益的问题，查档时心情迫切，情绪波动大。所以，档案工作者在提供利用时要始终做到诚恳热情、耐心周到，让所有利用者为寻求帮助而来，获得最大满意而归。如一些外来务工者遇到工伤事故后，到档案室查询企业主体，当被告知该企业未曾登记注册时(如外地建筑公司在本地承建的临时工程项目)，前来查询的人员由于不明原委，总是充满了疑问，焦急地向工作人员强调该公司确实在某地，老板是某人，应该注册过，为什么会查不到等等，工作人员便不厌其烦地解释，直到他们理解为止，并建议他们到上级公司的所辖工商局去查询。

　　(2)熟悉档案，了解需求

　　企业登记档案中涉及的企业类型很多，内容十分复杂且随政策和要求的变化而变化，所以，档案工作人员要充分熟悉不同时期形成的企业登记档案的特点及构成，从而快速、有效地为利用者提供服务。如某公安局办案人员想查询名称预先核准通知书的真伪，工作人员只根据该通知书的序列号构成的不符，即快速地确认该通知书系伪造。在熟悉档案的基础上，档案工作者还要深入了解利用者的需求，通过与利用者积极地沟通，引导利用者提供一些诸如法定代表人、企业名称关键字、成立时间、经营范围等有效的线索，以提高企业登记档案的查准率。

　　(5)优化知识结构，提高综合素质

　　随着档案信息数字化建设的不断推进，档案工作人员除了具备档案学理论知识和企业法人登记业务知识外，还应加强对网络系统、数据管理知识的学习，不断掌握计算机操作、档案电子化处理等现代化管理技能。单位要对档案工作人员进行系统的业务培训，组织参观考察，使档案工作人员不断更新知识，拓宽眼界。

　　3.积极推进制度化建设，确保档案利用工作有章可循

　　首先，企业登记档案利用工作需要制定书式档案阅览制度、外借制度、保密制度等，以便对利用行为加以规范和约束。其次，应该在《企业登记档案资料查询办法》的基础上，制定符合实际且有效可行的查询规定，具体包括查阅手续、查阅对象、查阅内容、打印权限、注意事项等，并制定合理、公正的收费标准。此外，还需补充电子档案查询操作方法，制定档案工作人员收集和整理档案利用效果反馈信息、记录典型利用案例、对档案利用实行监督管理等方面的实施细则。各项档案利用规章制度和办法应严密而简明，便于执行，档案工作者要在实践中认真总结，不断加以充实和完善。

　　三、企业登记档案利用成效

　　1.企业登记档案的社会效益和经济效益显著。笔者所在档案室在2002年至2008年间，共接待执法机关、律师、企业、金融机构、信访部门、劳动仲裁部门、法律援助机构的查档人员及个人共计31500A，查阅企业登记档案近5万卷。通过查阅档案，不仅能解决各类经济纠纷，维护社会经济秩序，也能为企业征信和立信工作提供原始依据，促进诚信社会和规范的市场经济体系的建立。通过查阅档案，还能解决诸如征地动迁、车辆过户、劳动争议、环境维权和工伤赔偿等民生问题，为构建和谐社会作出积极贡献。如在迄今为止宁波市史上最大规模的鄞奉地块改造拆迁工程中(现正在进行)，一些成立日期较早的企业，在遇到房产归属纠纷或者获取拆迁赔偿金的依据不足时，通过查询工商企业登记档案中的股权结构、企业营业用房登记信息，及时地解决了问题，维护了自身的合法权益。至今，已接待拆迁户60余户，涉及赔偿金额近千万元。

　　2.民众用档意识不断提高。近年来，随着企业登记档案作用的日益体现，民众逐渐从以前有限、被动地查询(主要是在执法机关介入之下)转变为频繁、主动地利用档案。如：A企业想与B企业发生业务往来，A企业负责人经登陆“信用宁波网”，查询到了B企业的基本情况，但他对B企业以丢失为由，不肯出示营业执照原件心存怀疑，便来档案室进一步确认B企业的真伪。工作人员将复印件与留档件仔细核对后，发现执照排版格式和执照编号两处不符，通过这些细微的区别，我工作人员认为该复印件有伪造嫌疑。A企业负责人被告知后，很庆幸自己在第一时间来工商查阅企业登记档案，规避了不必要的交易风险。

　　3.电子档案查阅工作逐渐走上正轨。现档案室已将三万卷企业登记档案全部进行了电子化处理，并在此基础上建立了电子阅览室，利用者只需在微机上录入所查企业名称或企业注册号的关键字，轻点鼠标，便能快速实现档案的全文浏览，一次完整的利用过程，最快只需几分钟。随着相关技术的加强以及政策的落实，最终通过省、市、县、所四层三级网络，实现全省联网查询，使企业登记档案信息资源得以最大限度地开发和利用。