企业档案微观管理体制的管理学思考

　　摘要：在市场经济条件下，企业对档案信息的需求，决定了企业档案工作在企业管理中的特殊作用。档案工作不再像计划经济时代那样按固定不变的体制进行管理，而必须与企业目标相一致，与企业发展相适应。如何建立、健全与之相适应的国有企业档案管理体制，并在企业发展进程中不断完善自我，也是值得我们进一步深入研究的。为建立适应我国国情、适应社会主义市场经济体制、适应档案事业长远发展需要的新的企业档案管理体制，进行了初步探讨。

　　关键词：企业档案；体制改革；现代企业制度

　　作者：牛记英

　　中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1672-3198(2009)04-0041-02

　　1企业档案管理体制的初步形成时期

　　在1949～1953年国民经济恢复任务完成后，我国进入了第一个五年计划、大发展及国民经济调整时期。随着国民经济恢复任务的完成，党中央提出了把工作中心转移到有计划的大规模的经济建设和技术革命上来。这期间形成了大量的科技档案资料需要收集、整理及提供利用，因此就提出了建立企业技术档案管理体制问题。自1954～1965年国务院或国家档案局发布了一系列有关建立与加强企业技术档案资料管理体制的文件，根据这些文件和企业技术档案资料管理的实际情况，可以看出这一时期企业档案管理体制的初步形成过程。

　　(1)企业技术档案资料工作的内部管理体制问题：1954年原中央人民政府政务院颁布了《关于国外技术资料图纸的申请和管理暂行办法》，1955年又作了补充规定。其中指出“中央各委、部、局所属各公司、厂、矿的技术档案资料管理机构，应由各该部门行政首长直接领导”。

　　(2)明确了企业技术档案资料工作的外部管理体制：1960年2月29日国务院批准颁布的《技术档案室工作暂行通则》(以下简称《通则》)和1964年3月3日中共中央、国务院批转的国家档案局《关于进一步加强技术档案工作的报告》，都对企业内部技术档案管理的领导、隶属关系和管理形式，以及企业外部对技术档案管理的领导和指导关系，作了更具体更明确的规定。这一时期，企业档案工作在党委统一领导下，一般在行政管理上由行政负责人，如办公室主任直接领导。而业务上归技术副厂长或总工程师主管，但也有一些企业由某一科(室)，如技术科或设计科领导。企业档案管理的组织形式主要有两种机构类型三种管理形式。两种机构类型为单独管理技术档案的独立的技术档案室和统一管理党、政、工、团文书档案和技术档案的联合档案室。三种管理形式为：①集中型，即由技术档案室或联合档案室集中保管本企业的技术档案或全部档案；②集中与分级结合型，即由技术档案室或联合档案室集中保管本企业全局性的机密性的重要技术档案，并负责制定本企业技术文件、档案的管理制度及监督其贯彻执行，而一般性技术档案则由有关的业务技术科(室)按统一要求分别保管；③分散型，即企业的技术档案或全部档案由各部门或个人自行管理。

　　2企业档案管理体制的恢复时期

　　1980年12月9日国务院批准国家经委、建委、科委和国家档案局发布实施《科学技术档案工作条例》(以下简称《条例》)。该《条例》专门设“科技档案工作管理体制”一章，其中除规定企业应接受“条块”的领导和指导、监督、检查外，还对不同类型企业的科技档案管理机构形式，科技档案工作的领导关系作了比《通则》更明确更全面的规定。在专业主管机关对本系统企业科技档案管理机构的设置形式及其领导和隶属关系等方面也作了具体规定。

　　3企业档案管理体制的发展和探索时期

　　1984年中共中央在《关于经济体制改革的决定》中提出增强企业活力是经济体制改革的中心环节。改革的重点是增强国有大中型企业的生机和活力。1986年国务院又发布了《关于加强工业企业管理若干问题的决定》，1987年国家档案局、国家经委和科委根据国务院关于加强企业管理的要求，为使企业档案工作适应企业“抓管理、上等级、全面提高素质”的需要，制发了《国营企业档案管理暂行规定》(以下简称《规定》)。这一文件的发布和实施标志着我国企业档案统一管理的内部管理体制的确立。

　　这一时期，企业档案工作的外部管理体制出现了“条块”结合，以“块”为主的趋向。国家各个专业主管机关内设立的档案部门，对部、直属企业的档案工作，实行按专业集中统一领导的体制；对已经下放地方的企业档案工作。则由直接管理转变为宏观调控。地方各级档案行政管理部门也实行局、馆合一的组织形式。履行行政和事业双重职能。相应地，企业档案工作由领导生产、科研的负责人或总工程师负责，到明确由一位副厂长(副经理)来直接领导。由此，说明了企业统一管理的领导体制的确立。企业档案管理的组织形式主要有两种机构类型；各类档案的综合性管理机构和档案与书刊资料的综合性管理机构；三种管理形式；集中型、集中与分级结合型、分散型。

　　4结语

　　我国企业档案工作一直是实行国家档案局统一掌管下，按专业实行统一管理的体制。它的基本特征是，在行政隶属关系的基础上，普遍采用行政手段实现宏观管理的目的。它是计划经济体制下，企业档案工作贯彻国家的统一规划、计划，实现国家宏观管理目标的客观要求。改革企业档案工作管理体制，关键是要转变档案行政管理机关以及各专业主管机关档案管理部门的职能，让企业拥有决定其档案工作发展的切实权力。为了更好地进行宏观调控，建立以行业协调为主要工作内容的企业档案工作协会，以取代“条块”结合的管理体制，是企业档案工作改革的必由之路。这项改革应与政府的机构调整、职能转变同步进行。一方面政府调整机构、转变职能，行政手段的直接管理将更多地为经济手段、法律手段的间接管理方式所取代。另一方面，企业的改革也在不断深化，正处于积极探索和尝试现代企业制度的过程中。这两个方面都提出了改革企业档案工作的管理体制，即档案行政管理机关减少对企业档案工作的直接行政干预，向以协调档案协会为主要工作内容的方向转变；各级各类专业主管机关的档案管理部门，也要减少对企业档案工作的直接干预，顺应由专业管理向行业管理发展的趋势，向建立行业企业档案管理机制的方向发展。都将促使企业档案工作旧的管理体制的解体和新的管理体制的建立，这是符合上述两个方面改革的客观要求的。为实现这种变革，应该充分利用各专业主管机关在各自系统企业档案工作中的行政权威和业已存在的企业档案部门之间的密切联系，采取自愿参加、自愿结合的形式，尽快建立起不同层次的企业档案工作协会，形成行业性的档案管理标准、管理行为的协调中心和信息交流中心。在各级行政区内，也应积极组织打破行业界线的地方性的企业档案工作协会，形成不同规模、范围的地方性企业档案管理的协调中心和信息交流中心。行业性的和地方性的企业档案工作协会，应继承原有企业档案管理模式中宏观协调、法规监督和经验交流的工作职能，但它是以自愿参加、自愿结合方式组成。并在自愿承担相关的责任和义务的基础上，享有协会带来的权益；它汇集企业档案工作信息，形成和推广科学的管理准则、先进经验，协调各成员单位的管理行为，协助解决有关问题，并作为代表机构向有关方面反映建议和意见，保护各成员单位的利益。这样，企业档案工作协会一方面可以部分替代档案行政管理机关和专业主管机关档案管理机构的职能，发挥传统体制的长处，另一方面又符合市场经济条件下宏观调控的一般运作规律，因而，它将是今后企业档案工作管理体制的发展方向。