浅论基于建设云计算平台的高校公文处理系统

随着现代科学技术的发展，许多高校以迅猛发展的计算机技术为依托，进行校园信息化建设，其中包含公文系统的升级与改造。公文是学校日常活动的真实记录，对加强学校管理有重要作用。但是，大部分高校在公文处理系统建设过程中存在诸多问题，如业务系统相对独立、文档分离、缺乏统一标准、资源难以共享、公文数量逐年递增等。高效稳定地进行公文管理与相关服务已逐渐成为许多高校迫切需要解决的问题。

　　目前，大多数大学的公文管理系统采用纸电双套制，在纸电两套系统内进行文件拟稿、签发，归档时以纸质为主、以电子方式为辅。但随着高校不断发展，传统纸电双套制已不能满足公文管理系统的需要，主要体现在两方面：①传统OA办公系统使用的纸本化程度太高;②纸电双套系统在进行公文处理过程中基本完全重复，在一定程度上增加工作人员工作量。面对这些问题，开发新式公文管理系统迫在眉睫。云计算是近年来计算机领域开发出来的新工具，拥有资源池化、存储能力强、成本低、虚拟化程度高、服务弹性强等优点，为高校公文处理系统的建设提供新途径。

　　1 基于云计算的公文处理系统研究进展

　　近年来，学者对云计算背景下公文处理系统的进一步发展的研究不断增多。冀汶莉等(2014)基于云计算的软件即服务(SaaS)的新思路来设计和实现OA系统。实际应用结果证明，云平台有效提升OA系统的可靠性、增强数据的存储安全性、降低运营和维护成本、实现硬件资源的动态调整与共享，为各类机构的业务扩展提供技术基础。石峻峰等(2014)在充分理解高校电子文件一体化管理内涵的基础上，深入分析目前高校电子文件管理现状，并且利用SWOT战略分析法进行综合评估，从而提出云环境下高校构建一体化电子文件管理系统的模型。朝乐门(2013)设计基于云计算的电子文件迁移模型，并针对模型中的三个关键问题(迁移要素、风险识别与管理、迁移过程管理)进行探讨。

　　2 基于云计算的高校公文处理系统建设的设计

　　2.1 顶层设计

　　高校公文系统管理具有涉及部门多、实施周期长、影响范围广的特点。因此，要重视顶层设计，从全局的高度，对各层次、各要素、各方面进行综合设计。所谓的公文处理系统顶层设计，其内涵是指在文件生命周期理论指导下，利用电子文件的运动规律，分析高校内各个部分的业务流程，从而明确公文管理体系的整体框架，要求功能协调、资源共享、系统理念一致、结构统一完整、标准规范明确。

　　2.1.1 云模式选择

　　根据不同的目标用户，云计算可分为四种组织模式，即公有云、私有云、混合云、行业云。四种模式各有其自身的优缺点。具体来说，公有云是当今的主流模式，其具有规模大、价格低、使用方式灵活的优点，此外，公有云也存在着信任不足、不支持遗留环境等问题;私有云是一种主要用于单位内部数据中心的模式;混合云将公有云和私有云结合，兼具两者的优缺点;行业云是为特点行业专门设计的云模式。混合云是一般高校进行云平台建设的优先选择，因其既具有私有云的私密性，又可以享受公有云快速的接入速度、低成本和强大的计算能力。通常由高校信息化部门进行校内云计算中心的搭建与维护，并且负责将通用云服务接入公有云系统。

　　2.1.2 云平台架构

　　云计算服务根据面向对象和提供服务的具体内容可以分为三个层次：SaaS层、PaaS层和IaaS层。在SaaS层内，用户通过云客户端可以利用软件进行一站式浏览与检索;在PaaS层，通常是服务平台的开发部署，包括编程语言的运行环境、Web 服务器、操作系统、数据库等，用户在PaaS层的平台上可以控制自己的应用;IaaS 层将存储空间、负载均衡、物理机和虚拟机、网络连接、防火墙等计算资源提供给用户使用。电子文件的云端同步离不开PaaS层和IaaS层的有效协同和管理。

　　2.2 规范化设计

　　云计算平台的规范化设计包括数据中心、互操作可移植、安全管理等，制定业务系统与信息管理系统间的数据交换与服务互操作规范，形成服务全校信息的服务云。

　　2.2.1 管理性标准

　　管理性标准的主要目的是对公文管理系统进行统一组织、协调、部署，防止各部门在信息系统建设过程中出现标准不一的情况。管理标准化内容包括两个方面：①管理主体，规范公文处理系统管理人员的职责义务，建立各部门日常合作管理机制;②管理客体，如公文术语标准、公文元数据标准、公文存储格式、公文鉴定标准、公文安全管理标准等。

　　2.2.2 技术性标准

　　技术性标准包括网格计算的规范、电子迁移规范、软件开发的规范、数据加密算法规范、资源管理接口的规范等。接口标准在所有技术标准中占据重要的位置，因为其直接影响云端数据的交换和访问，接口标准不统一将会影响公文处理系统正常运行。

　　3 结　语

　　云计算作为近年来逐步发展起来的新技术，为高校公文管理系统的更新换代提供新机遇和挑战。高校信息管理人员应充分利用云计算带来的便利，强化公文管理系统顶层设计，重视规范化设计流程，保持电子公文的云端同步，实现一体化管理目标。