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浅谈办公自动化

来源:UC论文网2019-04-08 17:03

摘要:

  随着现在互联网在全球普及之后,对企业信息化产生了极大的推动作用,企业之间或商业实体之间开始借助于网络技术开展办公活动,本文主要分析了办公自动化的功能、构成要素及实现的技术,展示了办公自动化的重要性。  [关键词]互联网办公自动化C/S  作者:张占昭,安立军,郝建林  一、办公自动化的产生  办公自动化是从20世纪50年代开始,美国的部分企业开始用机器来处理办公业务,当时美国人就把这种手段叫做...

  随着现在互联网在全球普及之后,对企业信息化产生了极大的推动作用,企业之间或商业实体之间开始借助于网络技术开展办公活动,本文主要分析了办公自动化的功能、构成要素及实现的技术,展示了办公自动化的重要性。


  [关键词]互联网办公自动化C/S


  作者:张占昭,安立军,郝建林


  一、办公自动化的产生


  办公自动化是从20世纪50年代开始,美国的部分企业开始用机器来处理办公业务,当时美国人就把这种手段叫做办公自动化(OfficeAutomation,OA),办公自动化是当前国际上飞速发展的学科,它是一门综合了电子,通信,文秘,行政等多种技术的新型学科,涉及到文秘,行政管理,电子机械,物理等十多个学科。


  办公自动化是信息化时代的产物,是在计算机和通信设备普遍应用,信息业务空前繁忙的情况下产生和发展的。一个比较完善的办公自动化系统应包括信息采集,加工,传递,保存4个基本环节,核心任务是向各类办公人员提供所需的信息,能把基于不同技术的办公设备(如计算机,打印机)用连网的方式联成一体,将语音,图像,文字处理等功能组合在一个系统中,使办公室具有综合处理这些信息的功能。可见,办公与管理的自动化是对传统的管理方式的挑战,是科技向管理部门的渗透,是办公方式的一次革命。


  二、办公自动化的构成要素


  1.办公人员。办公人员是办公自动化系统的第一要素,由决策人员,中层及第一线的管理人员,专业技术人员,秘书和办事员等一般辅助人员组成。他们各司其职,又互相联系。决策人员是一个机构的最高层领导人员,即关键的决策者。他们的时间大多用语参与会议,收集信息,解决问题和做出决策。他们需要掌握准确的信息和情报,综合分析机构内外的各种动态,指定长期发展的判断和决策。他们直接使用的办公自动化设备起辅助决策的作用;中层及第一线管理人员是机构中某一部门的负责人。他们要协调个专业人员的工作,综合有关信息,并对本部门的情况和问题做出决策和判断。他们要管理本部门及下属单位的业务工作并向高层领导提供决策信息和决策方案,甚至参与决策意见,起到承上启下的管理控制枢纽作用;专业技术人员是机构内负责社会经济,政治法律等业务的工作人员,他们主要为上述几类人员服务。


  2.办公工具和设备。办公工具是纸,笔等,办公设备支持办公自动化的机电设备,包括计算机设备,通信设备和办公设备三大类,通信网络的主要任务,全面担负通信系统的传输,控制,交换,处理,监控,监测等多项重要工作。主要有通信控制设备,通信传输设备,文件复印设备及介质,网络通信设备;办公设备是人们在进行办公事务处理中所需要的设备和装置,包括邮件处理设备,信息生成设备,文件复印设备,信息存储设备,电子会议支持设备和其他办公机械支持设备等。


  3.办公信息。信息是指对各类信息、情报、数据、指令和知识进行加工处理的结果,与人、才、物并列为企业的四大资源。人类办公活动及各种数据进行采集、加工、传输、办公自动化信息处理并提供大量信息的人机系统。


  4.办公环境。办公环境包括具体和抽象的环境,具体办公环境是指办公室的建筑情况地理位置及分布;抽象办公环境是指本办公系统各实体之间及与其他办公系统之间的互相约束控制,领导与被领导的关系,机构的划分与组成以及各种规章制度等。


  三、办公自动化的功能


  办公自动化的功能是指办公自动化系统可能具备的功能,不同的系统具备不同的功能,它具有事务处理,信息管理和辅助决策三种功能,每个模块的功能如下:


  1.事务处理型办公系统。各个办公部门都有大量的事务工作,这些工作往往量大,重复,业务繁忙,例如数据汇总,报表合成,草拟文件,发凡通知,打印文本等。为了提高工作效率,减轻工作负担,可以把这些烦琐的事务交给办公自动化系统来处理。这种完成事务处理功能的办公自动化被称为事务处理系统。


  2.信息型办公系统。办公部门最本质的工作是西欧年息进行控制和管理。要作好对信息的收集,加工,传递,交流,存取,分析,判断和反馈,从而是信息资源转化为推动社会进步,获得良好的经济效率的物质财富。


  3.辅助决策型办公系统。决策是根据预定目标做出的行动决定,是办公活动的重要内容之一。是较高层次的管理工作。决策的正确与否往往对一个企业产生最大影响。比较理想的办公自动化系统能自动地分析,采集信息,提出各种可供领导参考的优选方案,是辅助决策的有力手段。


  四、办公自动化系统的开发技术


  根据现在的计算机技术和网站及网页制作的相关技术与办公自动化的需求相结合,主要集中分为三大类:基于C/S结构的应用程序开发,结合C/S结构和Web技术的复合应用程序,基于B/S结构的动态网页技术。以下将分析这三类技术的各自优缺点:


  1.C/S结构系统:是传统开发模式,一般以数据库和客户端的两层结构实现,也有加入中间件的三层或多层结构,在OA早期是标准的系统模式,但随着计算机技术的发展和网络的发展,它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公,逐渐在被取代。


  2.C/S+Web技术:是为了补充C/S结构的不足,在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取,但拥有一定局限性,如数据及时更新、软件升级等问题就无法很好解决。


  3.省略+Microsoft.NETFramework。


  五、结束语


  通过这篇文章我们可以看到现实生活中办公活动自动化的重要作用,尤其是在科技高速发展的今天,网络办公是不可缺少的,它对传统的办公产生了强大的冲击,是办公方式的一次革命。


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