秘书素质浅析

　　【摘要】秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。首先提出秘书应具有的三大素质：良好的政治素质、思想道德素质、业务素质，在此基础上提出提高秘书素质的建议。

　　【关键词】素质；学习力；理念创新

　　作者：魏利华

　　一、秘书应具备的素质

　　秘书的角色，是为领导决策的服务者，良好的素质是做好服务工作的基础。自身素质越高，提供的服务层次越高，秘书的作用也发挥得越充分。如何服务的好，当一个够格、称职的服务者，严格地谈，这就要求秘书自身必须具有良好的政治素质，思想品德素质和业务素质，具有德、才、能兼备的条件。

　　1.在政治素质方面。要有较强的政治观点，坚强的政治信念，较高的马克思主义理论和政策科学、文化水平，这是秘书人员必须具备的最基本的条件之一。

　　2.在品德修养方面

　　(1)要热爱秘书工作。只有热爱，才有追求；只有追求，才有勤奋；只有勤奋，才有成果。秘书工作是一个苦差事，但又是许多人不能干，一般人又干不了的工作，要干好这项工作，就要热爱它，钻进去研究它，熟悉它，真正钻进去了，就会觉得其乐无穷，机会在这个岗位上创造出优异的成绩。

　　(2)要有无私奉献精神。这是秘书人员必须具备的职业品德。要以苦为乐，乐于奉献，这是由秘书工作的性质所决定。很多同志数年甚至几十年一直做秘书工作，勤勤恳恳，默默无闻，既没有当上“官”，也没有发了财，甘做人梯，把青春年华献给了秘书事业，这就是奉献精神，甘做无名英雄的精神。

　　(3)要有刻苦钻研的硬功。刻苦钻研，就是勤奋，特别是当前正处于改革开放的大变革时代，新事物层出不穷。秘书人员要善于学习和掌握自己不了解，不熟悉的东西，善于把知识变成能力，善于动脑筋，考虑问题，才能不断增长才干，把工作做好。

　　(4)要有廉洁的品德。秘书人员要洁身自好，不谋私利，秘书人员在领导身边工作，不能仗着领导的权力或假借领导的牌子去谋私利。要不断加强自我修养，要养成不贪为贵，知足奉廉的优良品质；要不断增强对社会不良风气的免疫能力，拒腐蚀，永不沾，并敢于向一切不正之风和腐败现象作斗争。

　　(5)要有宽容大度的气慨。秘书工作辛辛苦苦，往往是功劳不沾边，有时还要落埋怨，该受表扬的反而挨了批评，遇到这种情况，就要用大度量容纳之，以平静的心情泰然处之。

　　(6)要有谦虚亲和的性格。秘书人员在领导身边工作，地位特殊，工作特殊，在力戒怨气的同时，还要防止产生骄傲自大情绪，绝不能目空一切，看不起别人。

　　(7)要严守机密。这是秘书人员的一条严格纪律。在领导身边工作，接触机密的事较多，要求秘书工作人员做到守口如瓶，不该问的事不问，不该说的话不说，更不能听信传言，传播小道消息。更重要的要做好自己经手办理的机密文件、文稿、电传、电报的保管工作，绝不能因保管不经心而造成失密现象发生。

　　3.在业务素质方面。首先要实事求是地协助领导者形成其意图。在领导意图形成之前，要协助领导深入实际，调查研究，搜集、整理、加工有关信息，提供领导决策参考。信息材料的搜集、整理、加工要注意全面性，切忌以偏概全；注意准确性，切忌弄虚作假，注意及时性，切忌放“马后炮”。在提供信息的同时，还要从实际出发，进行科学论证，提出符合实际，有参考价值的建议方案，供领导选择，形成意图。

　　二、如何提高秘书素质

　　1.理念创新。理念创新是提升秘书学习力的先决条件。先进理念的导入是提升新岗秘书学习力的首要问题，学习中要坚决克服学习时好时差，时紧时松，以工学矛盾为由，推脱学习；敷衍塞责，应付学习；脱离实际，空对空学，低效率学习等不良作风。要大胆摒弃和破除那些陈旧的和不符合时代发展的学习观念，理直气壮地树立新的学习理念，至少要在以下多个方面努力：即要从一次性学习、阶段性学习向终身学习转变，使学习成为常态；要从个体的学习向团队的组织的学习转变；要从单纯的知识和书本的学习向解决问题和经验的学习转变；要从孤立的学习到学习向学习工作化、工作学习化转变；要从单向的灌输式学习向多向的反思式、互动式、共享式学习转变；要从封闭式、僵化式学习向开放式创新式的学习转变；要从被动应付学向主动自主学习转变等。

　　2.动力激活。动力激活是提升秘书学习力的思想源泉。兴趣爱好可以激活学习的原动力，秘书怡情悦性，提高修养，要不断学习；强化危机忧患意识，努力增强解决工作的现实紧迫问题的能力，是学习力持续的动力；服务群众，是学习力的强劲动力；服务领导学用一致，学与不学，学习力高低不一样，把握压力和能力是提升学习力的条件。学习能力是学习力的基础，学习的能力主要体现在智商和情商的提高上，体现在不断提高自己的文化知识水平上，体现在解决现实问题的创造力上，体现在终身学习的毅力上，重要的还有学习的心态，就是要拥有和保持开放的心境学习，敢于打破封闭的自我和渺小的自我，努力追求心灵的转变和提升，以求得心智的开放和完善。提升新岗秘书学习力离不开学习的外力，没有外在压力的学习，就会使得学习力失去张力。主要应当把握好三种压力：一是时代压力。时代飞速发展，问题层出不穷，对秘书而言，政治责任和历史使命的压力增大了，要求秘书不断地学习大量新知识，不断地增强驾驭解决各种复杂矛盾和新问题的能力；二是组织和上级领导现在对秘书不断严格和完善的要求上的压力。在社会主义和谐社会建设的过程中，党的各级组织都在对秘书学习进行教育引导，制度要求，并进行述学和考核；三是群众对秘书学习力的态度和评价，包括社会舆论的监督。这些都是提升秘书学习力的压力所在。

　　3.氛围营造。氛围营造是提升学习力的必然条件和环境需要。当前在构建社会主义建设大环境氛围下，学习力已经不是其个人的学习，是在一定的条件，环境，氛围，活动和现实的体制机制中进行的学习，秘书工作有其独特的个性，学习形式很多，载体也很多。另外，领导的报告，上级的文件，网上的信息，报纸的内容，书本的知识，与同事的沟通等，这些都是形成秘书工作学习力的合力。目前秘书工作的学习存在着散、乱、不规范现象，严重削弱了整体合力，因而通过自身的努力创造内因外因相结合的条件才能形成有效学习的合力，营造良好的学习氛围才能真正保证秘书工作学习力的提升。必须把握两个特点：一是与现实结合紧密，尤其与中央的政策方针紧密结合；二是应用性很强，特别是与解决实际问题相结合的应用。不要闭门造车，不要观望，不要等待，积极融入团队中去，多向老秘书学习，多和年轻同志交流，在团队中学习，进步等；在交流中打开思路，深化观点会，在交流中互相帮助，互相切磋，思想碰撞，共同提高。

　　4.自身刻苦。自身刻苦是秘书提升学习力的首要因素。提升新岗秘书学习力的关键所在是我要学而不是要我学，融入秘书团队，良好的秘书学习氛围和领导同事们的帮助都是秘书进步的必要条件，最重要的应该是秘书自身的努力，学习没有捷径，书没看进去，文章肯定出不来；不进行深入地思考，有创新的观点也不可能产生。为了学习取得进步，年轻人应该觉少睡一点，无谓的事情少做一点，书多读一点，思考问题深刻一点，向领导和同志多学习一点，文章多写一点，秘书工作永远是一门学问。在如何做学问的问题上，名人曾经说过，做学问者大都经过三个阶段：“照着说，接着说，自己说”。个人现在还处于‘照着说’的阶段，‘照着说’好了之后，将来还会‘接着说’，甚至达到‘自己说’的境界，“学海无涯苦作舟”所有这些都取决于年轻秘书自身的刻苦努力。

　　21世纪，世界经济逐渐一体化，企业参与国际竞争的关键在于人才，人才直接决定竞争优势的强弱。面对这一激烈竞争，秘书人员在审时度势，不断提高自身素质的同时，以乐观的精神和自信、冷静、平衡的心态投入到秘书工作中去，把自己的品德素养和才干素养融合到工作中去，从容面对社会发展所遇到的挑战，只有心理素质和品德素养提高了，才能在经济发展的浪潮中乘风破浪；只有才干素养增强了，才能在工作上取得骄人成绩。这样的秘书，才能成为新世纪、新经济、新发展形势下的高素质的秘书人才。