计算机信息技术在机关档案管理中的应用浅探

　　摘要：在科学技术和网络技术发展的今天，信息设备和技术在各类产业中的作用也更加突出，并且也极大转变了传统经济建设的模式，为各类团体的发展开辟了新的道路和途径。但值得探讨的是，信息技术的作用不仅仅体现在经济利益的提升上，在数据的管理上所发挥的效益也十分明显。特别是在机关的档案管理中，信息技术同这一领域的结合已然受到了更加广泛的关注和重视，并且也引发了相关领域的探讨和研究。本文也将立足于计算机信息技术的发展，重点就其在机关档案管理中的应用进行分析，仅供参考。

　　关键词：计算机技术；信息技术；机关档案管理；应用分析

　　近些年来，我国经济发展和活动的规模我正在不断扩张，因此机关所面临的数据就更加复杂，需要考虑的主客观因素也更加多样。在这种情况下，机关档案管理工作必然会面临前所未有的挑战和风险，仍旧沿用传统的思路是注定行不通的。而计算机信息技术作为随着科学时代发展而衍生的重要产，其自身的特点恰好能够满足档案机关海量信息管理的需求，因此这两者的结合也必将会使得机关的档案管理工作得到更新和改善。

　　一、就计算机信息技术在机关档案管理中所发挥的效益进行阐述

　　（一）资源的延伸

　　在传统管理手段的影响下，机关档案管理始终限制于技术水平的落后，并不能实现资源的有效传递和共享，使得信息的流通具有十分明显的局限性特点，只能在单位范围内进行整理和收集。而计算机信息技术的应用，能够让机关单位突破时间和空间的限制，在完善自身内部档案管理机制和系统的同时，实现对外界信息的共享，并且能够及时收取市场的信息和数据，使得机关单位同经济活动的联系更加密切。

　　（二）管理的集中

　　计算机技术的应用能够有效拓展，机关档案管理的容量，可以让机关单位收集更加多样的信息，并对相应的数据进行分类储存，最终加以集约化的管理和调配。同时，计算机技术还可以将机关单位较为分散的信息，统一整理的一个数据库中，大大提高了信息读取的速度，并且也避免了一些数据遗漏的问题。

　　（三）分配的优化

　　计算机信息技术的应用，能够实现机关单位档案系统的更新，这样就可以让上下级工作人员实现工作模式的创新，加强对内部各个程序的监督和筛选，实现对信息的随时检阅和搜索，促进资源的有效利用，帮助机关单位作出更加科学可行的决策。

　　二、就计算机信息技术在机关档案中应用所面临的挑战进行阐述

　　（一）客观性的保证

　　由于计算机信息技术的应用载体是各类电子设备，因此工作人员在处理信息的过程中，仅仅需要对工具软件进行操作，便可以完成数据的归类和整理。而这一系列的手动操作，并不会在电子设备上留下痕迹，这就大大提高了工作人员操作的随意性。工作人员有可能在工作的过程中，对数据加以随意修改和删除，这就会破坏原有档案管理信息的客观性和真实性。并且，接班的工作人员对于以往的数据信息也不能加以确认，这就会给档案管理造成风险和隐患。

　　（二）密闭性的保证

　　由于计算机信息技术在网络时代的发展速度十分迅疾，因此越來越多的终端设备也在档案储存的平台上建立连接。甚至在条件允许的情况下，不同的终端设备可以对同一平台上的数据进行收集，这就会大大降低信息储存的安全性。有些不法分子，会通过远程终端设备的操作，直接盗取机关档案的内容，进而破坏机关的正常运行，给机关带来严重的经济损失。而在网络时代下，对这些不法行为进行追查也十分困难。

　　（三）储存上的保证

　　现如今，越来越多的计算机设备被引入到机关单位中，许多办公人员和档案人员，也从传统的纸质文件中脱离出来，直接运用电子设备储存信息和文件。尽管这一方式能够节省时间和精力，但如果计算机在运行的过程中遇到了卡顿，死机，被入侵等等问题，信息数据的储存就会受到干扰。有许多办公人员，常常会因为计算机设备的故障而丢失所有的电子文件。

　　（四）稳定性的保证

　　尽管网络技术的发展已经取得了十分瞩目的成就，但安全风险和隐患也随之而来。许多机关单位由于自身网络防护系统的欠缺，在抵御外来入侵的时候，往往会显得力不从心，特别是就黑客入侵和病毒干扰这类问题而言。这种安全隐患的存在，也给机关单位的档案管理带来一定的风险，许多数据的储存会遭到恶意更改或者是利用。而在数据被盗取或者是被更改以后，原有文件的恢复也是一道难题。

　　三、就计算机技术在机关档案管理工作中的有效运用进行阐述

　　（一）确保客观性

　　就当下机关单位的电子文件储存而言，必须要事先确保文件的形式是电子档案，然后才能进行最终的归档和保存。这一操作的主要目的是保证信息的客观性和真实性，如果出现了信息丢失的现象，就可以通过对电子文件的程序性检查，来查漏补缺。除此之外，机关单位应当根据电子档案的类型，采取针对性的储存管理措施，要确保档案管理的安全系数能够符合国家宏观上的标准和规范。同时，机关单位应当就电子档案的保存设置相应的制度和体系，要确保电子档案建设的原始性，只有这样才能从源头杜绝信息的丢失和遗漏，并且可以在信息丢失时加以筛查和补救。

　　（二）确保根源性

　　就现阶段机关单位的文件资料归档来看，新型的文件处理是十分重要的，并且这类文件的归档和分类也不可忽略。因此，机关单位应当明确档案管理工作人员的分工和职能，要确保不同领域的工作人员能够严格执行自身的任务。当电子文件接收数量较大时，应当着重对原始电子数据进行管理，确保档案的根源性，只有这样才能有效促进后续档案的归类和重组。并且，机关单位应当为保证电子信息的根源性做出一些技术上的实践，对于部分不可随意更改的电子文件而言，应当将其设置为只读性文件，这样就可以避免工作人员的随意更改，也可以避免因操作失误而出现的信息误差。只读性文件的设置，能够确保电子文件的原始性和根源性，能够让原始信息完整被归档。

　　（三）解决储存问题

　　电子文件的介质是以化学磁性材料为主的，因此其自身的性质较为稳定，从逻辑上来讲，的确具有实现长时间储存的可行性。并且，电子信息的读取并不需要工作人员直接对其进行接触，所以介质的储存也并不会受到过多的磨损和破坏。而且，即便是介质受到了破坏，但电子信息也已经脱离介质，被密封到相应的保护层当中，因此也不会被磁场干扰，不会被外界环境的杂质所影响，无论是空气还是灰尘。但值得一提的是，电子档案文件的储存时间往往并不很长，所以是否能够在长时间储存下仍旧不受影响，需要进一步的验证和研究。对此，机关单位应当加强对电子档案文件储存的实践，定期对电子档案内的信息进行复制和备份，避免出现信息全部丢失的现象。同时，机关单位也应当及时对自身的计算机系统进行更新和优化，确保网络系统运行的稳定性与可靠性，尽可能避免卡顿或者是死机等现象的产生，减少电子档案数据丢失的可能性。

　　（四）完善体系

　　计算机信息技术在机关档案管理中的应用显然是利弊共存的，它既可以提升机关档案工作的效率和速度，但同时也让机关单位面临着更多的不稳定因素，机关单位可能会遇到黑客入侵或者是病毒入侵，并且在技术的发展中也有可能存在延后的现象。对此，机关单位应当提高自身的安全防范意识，对电子档案信息储存的安全评价进行探究，建立起相应的体系和机制。首先，机关单位应当强化软件的建设，对電子档案信息所面临的风险进行等级划分，同时应当对这些风险的影响加以判断和预测，随后再制定出对应的措施。其次，机关单位应当针对安全问题设置相应的预警机制，要提升自身网络系统对外界侵入的灵敏度，及时反映外界的波动，并作出应急处理。

　　四、结束语

　　本文通过阐述计算机网络技术应用的作用，分析了计算机网络技术在机关档案管理工作中的应用措施和方法，总体具有可行性和合理性，能够为后续的机关档案建设提供一定的参考。但在后续的建设中，机关单位仍旧需要根据自身的实际情况，科学选择信息技术的应用类型，不能盲目引进先进设备。除此之外，机关单位也必须要提高自身的风险意识，灵活处理计算机信息技术应用可能带来的风险和难题，为自身的档案信息管理提供可靠的保障。