基于信息安全条件下的人力资源档案数字化管理

　　【摘要】档案管理作为企事业单位的基础工作之一，还需要跟上时代发展的步伐，实现数字化管理，促进单位自身的发展、安全工作，不断发展。做好公共机构档案安全信息管理，关系到事业单位的长远发展，不容忽视。随着信息技术的发展和广泛应用，要求相关人员积极学习相关理论知识和技术，不断提高日常工作业务能力，不断提高信息安全管理水平，有效保证事业单位的可持续发展。对计算机多媒体技术的安全性，对音视频文件数据的存储和管理提出了更高的要求，对如何最好地保存和使用文件数据面临着更大的挑战。本文主要讨论了信息安全在档案数字化管理中的有效应用。

　　【关键词】事业单位；档案信息；安全管理

　　1.数字化档案管理概述

　　数字档案管理是高速宽带网络上的一种操作，可以长期跨数据库检索大量的数字信息资源，有价值的图像、文本、语音、图像、视频，使用软件科学地收集多媒体信息等数据，存储和管理的数字处理，知识价值的实施，并提供基于网络的电子访问服务。数字档案中的源文件是级别的，数字档案主要由两个出处文件组成，是一种纸质文件通过扫描输入到计算机数据库转换成数字媒体，另一种是原始的数字档案保存形式文本、图像、声音、动画和其他形式的数字信息。使用数字技术可以存储海量信息，用户可以通过网络无需时间和地域限制，高效便捷地查询、检索信息和获取信息服务。通过数字档案管理，可以大大提高档案管理的效果，促进档案信息在企业和事业单位的生产、经营和管理中的更好应用。

　　2.电子信息档案管理优势

　　2.1便于文件保密

　　在傳统的档案室，任何人进入都可以免费得到档案。电子档案相关信息管理系统在大数据环境下完成后，系统可以设计相应的独立登录用户名和密码进行电子文件管理。技术人员需要在系统平台上进行安全性验证的设计。即只允许经过安全认证的用户进入文件管理系统，查看文件信息，设置文件下载权限。用户不允许未经授权打印信息。实施电子档案管理系统，大大提高了档案的保密性。利用电子档案可大大减少传统纸质档案扫描、整理后所占空间。若在信息安全管理过程中，将电子档案信息存储于移动硬盘，即使遭到网络病毒的攻击，也能保证系统能通过移动硬盘恢复相关数据。

　　2.2管理效率增加

　　以大数据为背景的电子档案管理能显著提高管理效率。由于传统的档案管理工作中，所有的面向档案的工作都是一个文件，需要逐个编号整理和查找。但纸质档案保存一段时间后，纸质档案中所记录的一系列文字材料会逐渐变得模糊，最终影响使用质量。对于上述问题，可以进行电子档案的管理。产生电子档案的主要原因是纸质档案经过扫描和电子档案相关处理后，可以直接供有关人员快速查找。借助于电子文件管理系统，可以大大提高信息的利用速度。与此同时，由于传统的档案管理工作耗时较长，在大数据环境下的电子档案管理系统中，档案统计管理工作仅需少量人员即可完成。这表明，在大数据环境下，管理效率可以显著提高。但是，电子信息档案管理有许多优点，但由于管理技术、基础设施等方面的原因，该系统在实际应用中还有待于进一步完善和提高。

　　2.3便于检查和修复缺陷

　　常规的纸面文件管理需要手工对文件内容进行逐个检查，以确定是否丢失了文件内容，这既耗费人力又耗时。但在电子档案管理系统中，可以直接用软件检索出档案总页数，与档案所有者进行比对，大大缩短了时间，节省了人力。在实际应用中，电子档案具有许多优点，但如果相关人员不能熟练掌握技术手段，则很容易造成档案信息的流失。与传统的档案管理模式相比，电子档案管理，也有很大的不同。对有较高技术要求的管理人员，不仅要掌握传统的管理模式，更要运用计算机软件技术对文件内容进行进一步完善和补充。

　　3.事业单位档案信息安全管理现状

　　3.1规范性不足

　　有些机构档案管理只注重执法文件档案，特别是一般档案有些文字、音视频档案不认真，存档不及时，档案信息安全会出现很多问题，甚至导致文件信息丢失，后期找文件造成很大困难，违背了单位文件建设的安全性。另外，一些公共机构档案信息安全管理工作不能按照一定的安全管理标准运作，也往往导致一定的盲目档案管理。

　　3.2保密性不足

　　公共机构的档案管理存在安全性低、机密性差、检索效率低的缺点。在传统的文件管理中，纸质文件怕光、水等缺点，因此其安全性面临着极大的考验。纸质档案的真空和数字处理不仅可以大大提高档案的存在效率，节省存储空间，而且使查询和通话非常方便。

　　3.3安全性不足

　　存储条件不是很理想，一些机构存档信息存储硬件设备和软件往往受到地理位置、室内温度、湿度以及防火、防盗等诸多方面的影响。实施安全监管工作，更为档案信息安全管理带来诸多顾虑。此外，电子文件很容易被病毒破坏，导致无法存储和读取电子文件，甚至因温度和湿度而损坏电子设备。

　　4.提高人力资源档案数字化管理安全性的措施

　　4.1引进或开发功能完善的信息管理系统

　　俗话说"做好工作，必先利其器"。建立健全数字化人力资源管理系统是保障企事业单位信息安全的有效手段。企业、事业单位在引进或开发信息管理系统前，应充分认识其管理模式的特点，并结合其特点，掌握自己对信息管理系统功能的要求，使系统开发人员能够根据自己的需要设计有针对性的信息管理系统。提高整个系统抵御威胁的能力。

　　4.2硬件软件双保险

　　在硬件设施方面，可以为企业建立专门的人力资源管理局域网，防止外来非法用户的入侵，从而达到安全保护的目的；此外，还能对信息传输进行加密处理，提高信息传输的安全性，避免了重要信息在传输过程中被篡改和窃取。网络防火墙也是提高信息安全的有效手段。通过这些措施，能够在系统开发过程中有效的完善信息管理系统。将该系统引入人事档案管理中，将进一步保障信息安全，有效地提高人事管理效率。可以减少文件错误识别和错误操作的发生。例如，在人事信息登记时，可以把人事信息分为基本信息和技能信息。明确信息分类方法，可避免错误信息；类似地，在信息检索过程中，还可以实现准确的批量信息检索，从而保证了企业批量信息管理的安全、有效。

　　4.3加强档案信息安全管理培训

　　公共机构档案信息安全管理，必须对档案管理人员的安全意识、安全技能、安全责任等安全素养进行全方位培训，确保档案信息管理人员综合水平满足新时期公共机构的信息安全管理。在培训形式上，既要加强网络培训，又要重视实体培训。由于公共机构档案信息安全管理是一项技术工作，往往面临各种突发事件，管理者有很强的要求，只有不断的实践、总结、反思，才能保证信息安全。此外，作为公共机构的领导者，必须加强档案信息安全管理，把学习和培训纳入日常评估和研究，推动公共机构重视档案信息安全管理。在引进档案信息安全管理人员要具备安全管理素养，掌握先进档案信息安全管理技术人员进入档案管理部门，为新员工加强岗前培训，结合公共机构的发展，使员工尽快进入公共机构的档案管理工作。

　　5.结语

　　总之，信息化和数字化的管理，是企业未来发展的必然方向，而由于国内相关的技术起步较晚，在实现先进的管理技术时，尤其是在新技术取代老技术的情况下，各种问题随之而来，需要管理人员和人事人员不断地学习和改进，才能确保新技术的安全实施。在新时期，加强公共机构档案信息安全管理是一项重要任务，要求事业单位档案管理人员与时俱进，以科学有效、扎实务实的管理方法，优质高效的管理质量促进事业单位的有序发展。