一个办公室文员应该具备什么能力？

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• 阳光靖好

  文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求，不同的岗位、不同企业对文员要求也不一样，常见的要求有打字速度快、文字处理能力强、专业对口、健康、工作压力承受力强等等。
  我认为，一个合格或者优秀的文员应具备如下几点：
  1、良好的文字处理能力，这是保证自己工作方向的基础，能让主管省事或另眼相看，这也是提升自己能力和地位的一宝。这里的学问很深，自己最好备1本办书写作大全之类的书，这是必备的工具书，有些公司配的有，比如我们就有。比如我们公司，聘请了一名兼职秘书，其工资也是1200元/月，每周6到公司 1次即可。
  2、电脑应用能力。应能作计算机，熟练作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧，机关的文员也要求对WPS有一定的认识。
  3、能熟练运用各类办公自动化设备，打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机，如果您对以上机器具有简单维修技能，那一定是的掌中宝。
  4、良好的沟通协调能力，文员作为基层员工，一定要正确领会的意思，一件事不可能让上级主管给你交代了又交代，较强的保密意识也就是责任心。同时，作为文员，接听电话时间也多，作为公司与外界电话联系的第一人，你说沟通技巧重要不呢？当然公司各项业务一定要熟悉和精通。
  5、其他能力，如一定的英语知识，较好的记忆力，时间分配能力等综合能力。
  需要说明的是：每个企业根据企业不同的阶段要求的能力也不一样，当然，待遇基本也有差别。但文员确实是一个很能培养自己、锻炼自己不错的一个职位。
  另外，附上各级文员的一些职责：
  办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：
  1、接听、转接电话；接待来访人员。
  2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
  3、负责总经理办公室的清洁卫生。
  4、做好会议纪要。
  5、负责公司、信件、邮件、报刊杂志的分送。
  6、负责传真件的收发工作。
  7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
  8、做好公司宣传专栏的组稿。
  9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
  10、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
  11、统计每月考勤并交财务做帐，留底。
  12、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
  13、或上级交代的其他工作.
  
  秘书：
  秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
  1998年5月，劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助处理财务及日常事务，并为决策及实施服务的人员。
  目前我国秘书从业人员约达2300万人。
  我国外资企业秘书分三类：
  初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；
  中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科。
  高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力

  浏览 169赞 55时间 2022-02-14