做一个办公室文员的基本要求

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• 大能苗*

  行政文员：
  行政文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求。那么，行政文员应该具备的基本素质和技能要求有哪些呢？
  
  他应能作计算机，熟练作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。
  
  同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练作五笔输入等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。
  
  文员：
  办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：
  1. 接听、转接电话；接待来访人员。
  2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
  3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
  4. 做好会议纪要。
  5. 负责公司、信件、邮件、报刊杂志的分送。
  6. 负责传真件的收发工作。
  7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
  8. 做好公司宣传专栏的组稿。
  9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
  10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
  11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
  12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
  13 社会保险的投保、申领。
  14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
  15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
  16. 接受其他临时工作.
  
  秘书：
  秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
  1998年5月，劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助处理财务及日常事务，并为决策及实施服务的人员。
  目前我国秘书从业人员约达2300万人。
  我国外资企业秘书分三类：
  初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；
  中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科。
  高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力。

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