国外档案服务形势及其借鉴意义

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  颜世强　丁克永

  （中国地质调查局发展研究中心　北京　100083）

  在国外，档案工作者很早就宣称：“档案的建立就是为了用，从某种程度上讲，我们职业的声誉和社会的地位就依赖于档案利用。”这种认识促使他们主动为社会大众方便快捷的服务。欧洲各国档案利用的立法和规章均将公民个人能够及时地利用到机关产生的行政文件作为档案服务的重要原则。为使机关管理公开透明，行政机关文件在产生并移交到档案馆后必须具有可用性。这些经验对我国推进地质社会化服务具有显著的借鉴意义。

  1 国外档案服务的发展

  随着社会的不断进步，外国档案社会化服务经历了一个由封闭到有条件开放的漫长过程。在古代，档案只为少数享有特权的人服务。15～16世纪，欧洲文艺复兴运动的兴起和发展，欧洲历史学家开始关注原始文献，从而不断地去要求档案馆对外服务。18世纪，法国资产阶级胜利后，法国国民议会于1790年颁布了世界上第一个档案馆条例，明确指出了档案馆要实行向社会开放的原则，规定了法国公民可以在开馆的时间到档案馆查阅档案。从20世纪60年代起，随着信息技术的高速发展，档案数字化和网络信息共享成为其显著特点。当前，在国外大众利用档案普遍得到宪法保障，这成为是一项基本的人权和自由，被称为“信息权”。如欧洲理事会部长委员会宣布的有关成员国档案馆利用政策的R(2000)13号提议。指出成员国制订的法律应坚持以下原则：（1）公共档案除特别规定外对公众开放；（2）有限的封闭期。

  2 国外档案服务的

  国外档案社会化服务也不是全面的，通常通过延期开放、设置封闭期档案的社会化服务，以保护个人、团体、企业或的利益。国外档案服务的主要有以下4个方面。

  2.1个人隐私保护

  个人隐私受保护是通过特期内禁止使用档案来实现的。

  2.2 与公共安全利益保护

  含有安全、重要金融和经济利益、保护公共秩序和安全、与犯罪活动相关的调查和诉讼信息的文件，以及包含金融、经济和政治信息或与外国商业谈判的档案或文件的利用受。档案利用保护期一般是自档案产生之日起的30～60年。

  2.3 企业和个人经济利益保护

  在欧盟、档案法或特别法（财产保、专利法、经济间谍法）通常对此都有严格规定，利用期限平均为30～60年。

  2.4 著作权保护

  在国外著作权都是得到保护的。著作权问题通常都有清楚的界定，最普遍的规定期为自文件产生之日起70年，但一切取决于重大的变化。

  3 国外档案服务典型做法

  3.1 美国

  美国档案通过提高信息化、数字化、网络化程度，采取主动服务等方式提高服务水平。

  3.1.1 档案管理信息化程度高

  主要表现：①信息公开。②网上服务。③实现共享。④实现内部办公化。

  3.1.2 主动服务水平大大提高

  各类档案馆不仅对工作人员开放，同时直接面对公众，为公众服务。档案馆通过各种途径向社会散发检索工具使用方法、馆藏介绍、参考和服务指南，想方设法使公众了解档案的作用和馆藏内容，激发公众对档案的兴趣和需求。

  3.1.3 档案载体多样化

  随着信息技术的不断发展，越来越多的档案文件通过计算机扫描，转换成PDF或者其他格式，存储在计算机中或刻录成光盘。由于有了相当数量的文档，极大地方便了文件库的建立、的计算机查询和档案的深度开发利用。

  3.1.4 重视纸质档案的保护工作

  虽然美国各级机构基本实现了办公化，但传统的纸质文件、书面签名方式仍然在处理一些重要事务时使用。同时，纸质文档由于其在法律上的唯一性仍然是各档案馆的重点保护对象。

  3.2 西班牙

  西班牙法律规定利用档案是免费和无的，用户在接受档案馆有关规定的情况下，有在阅览室利用档案的权利，同时也有知悉有关馆藏档案信息的权利。

  3.2.1 一流的信息技术服务

  在各级档案馆阅览室内都安装有必要的电源，利用者可以携带计算机进入阅览室。在档案利用室，一般都备有缩微胶片和缩微平片的阅读和打印机。如果有需要，可以即时打印出有关内容。

  3.2.2 严格的档案服务质量标准

  各级档案馆比较重视档案服务的考核，并制定了由多项指标组成的档案服务质量标准。以历史档案馆为例，这个标准有13项内容，包括档案馆服务的条件、文件阅览条件及档案馆服务项目的信息等。

  3.2.3 重视档案利用的信息反馈和

  各级档案馆很重视用户信息反馈。获取用户意见的方式是：①鼓励用户对档案馆的服务进行评论，并提出建议；②举办用户联谊会；③鼓励用户给档案馆馆长写建议信；④开展问卷调查；⑤鼓励档案利用者将他们利用的档案写成的研究报告赠送给档案馆。

  3.3 德国

  德国档案馆把与社会公众互动看作档案服务的重要方面，通过街头宣传、档案陈列展览、出版档案宣传画册、举办学术讲座、档案馆开放日等形式让社会更多地了解档案馆，促使公众经常走进档案馆，来达到服务社会的目的。

  3.3.1 设立档案馆开放日

  在开放日用户，只要持既可参观档案馆库房、目录室、技术用房。并配有专人讲解，备有详尽的阅读材料，让参观者全面、深入地体验档案馆。

  3.3.2 推出新颖的特色服务

  如海德堡市档案馆为广大读者生日报纸服务。

  3.3.3 主动为城市经济服务

  如海德堡市档案馆结合旅游城市特色，以各种方式在世界各地进行宣传活动，推动了该市旅游业的发展。

  3.4 荷兰

  荷兰主要通过标准体系建设来提高服务水平。

  3.4.1 建立质量标准体系

  各档案馆对开馆时间、价格、产品和服务，信件和订单处理的最终期限，宽敞的阅览室、良好的照明，正常运作的阅读设备，索取文件时合理的等待时间、专业的员工等进行详细规定，并被印成小册子交到公众手中，接受社会监督。

  3.4.2 在网站建立“图像银行”

  图像服务是现代化服务重要组成部分，有的网站媒体库中已包含了超过了20万幅的图像。库的发展使计算机装置可以从重要的检索引擎中——如Google的文字索引，查找到所有的档案清单。

  3.4.3 建立“文本银行”

  荷兰正在开发档案银行（文本银行），方便用户查找档案。建立按需扫描的系统允许访问者选定哪些档案或是他们希望数字化的。通过这种方式，档案馆将建立数字化库房，首先数字化那些需求量较大的档案或。

  4 国外档案服务新趋势

  4.1 服务日益标准化

  国际档案理事会（ICA）制定了关于描述全宗和它的组成部分的指南ISAD(G）和关于档案材料形成者的真实信息的指南ISAAR(CPF），其下属的一个工作组近日制定出一个新的描述档案保存机构的国际标准，以便将关于档案保存机构的信息导入传统的网络搜索引擎中。利用者通过互联网可以有更多的机会查阅网上目录，查阅那些描述不同档案保存机构所保存档案的档案信息系统。

  4.2 信息成为服务的重点

  信息技术使得档案馆在完成其传统任务同时不断向数字化、信息化、网络化保管与服务迈进。美国档案馆馆长和世代网络公司首席执行官共同签署并公布了一项五年期的、对从美国档案馆海量馆藏中挑选出的文件进行数字化的协议。文件档案馆将使文件从文件柜进入数字空间，改进文件的组织、存储和检索方法，更加便于公众查找利用文件。英国也建立了数字化档案中心（NODA），推进档案数字化和信息化服务的协调管理。

  4.3 服务更加以人为本

  近日，英国档案馆家族文件中心迁入位于伦敦郊区的英国档案馆大楼。英国档案馆大楼正在进行全方位的整修和改进。整个工程结束后，将向来访者更多的座位、缩微胶片阅读机和计算机终端，并且改进对原始文件、研究和越来越多的网络的利用；将建成两个新的演讲室，涵盖了从家族史到事史各个题目的教育项目。

  4.4 更加注重公共休闲服务

  “档案在休闲社会中的作用”是第14届国际档案大会的主题。英国在档案公共休闲利用上独树一帜。在伦敦西部的丘园（Kew）新馆公众可以联机浏览开放利用的所有政务信息，享受快速、专业的信息服务又称为开发性服务，这种服务形式包括口头咨询、书面咨询、电函咨询以及主动向潜在利用者报道馆藏档案信息等。

  4.5 更加注重网络服务

  世界各国档案馆普遍开辟出新的服务方式——网络服务，用户可以在任何地方自由检索公共档案馆网站的各类信息。英国公共档案馆通过一体化网络体系将档案目录展示给用户，为国内外利用者了关于原公共档案馆和皇家历史手稿委员会的详细信息，还为研究家族历史、文件理论研究以及档案文件的普遍保管原则等了翔实的档案材料。

  4.6 档案成为现代档案管理的重要组成之一

  随着政务的发展，档案的收集管理被提上议事日程。2003年，国际档案理事会（ICA）向与会代表呼吁要保护信息社会记忆，充分运用信息技术提高行政管理的透明度。

  4.7 档案管理日益法制化

  依法管理档案是全球各国档案管理的大趋势。英国于1838年颁布第一部《公共档案法》，2000年颁布《信息公开法》，2005年实施《信息自由法》，还了《公》、《合同法》等其他法律，这些均对档案、档案工作及档案事业发展以及各部门、企事业单位乃至个人的档案工作进行了规定。此外，英国各级档案机构、地方各级都根据工作需要制定相应的规章制度。还通过定期召开档案工作专业会议和出版专业，来增进档案人员的相互了解和交流，促进档案法规的贯彻实施。

  4.8 高度关注档案解密处理

  为方便网络服务，做好档案解密工作，美国档案文件局近期在内部新设立解密信息管理办公室，专门负责档案解密工作。

  5 可借鉴的经验

  5.1 建立数字地质馆

  在抓好汇交的基础，构造统一的地质技术和标准体系，加快地质数字化进程，建设相关库，建立共享服务平台，提高服务能力。

  5.2 推进网络和主动服务

  除了传统的地质馆藏借阅服务方式外，要在线检索系统、网络地图查询系统、一站式服务系统、商务服务等；使阅者可以通过网络，到指定的商店，也可以通过电话、E-mail、传真等形式获取；还要通过期刊、年度报告等形式主动开展服务。

  5.3 加强地质开发利用

  要在专业的地质服务的同时，开展管理、科普和集成的地质服务，如处理、应用软件、咨询、决策、技术支持、培训等多个方面，要涉及地质的方方面面，如区域地质调查、地球化学、地球物理、水文地质、地质灾害、矿产、水、能源、环境、地质科学知识等。做好保密地质解密研究，开展解密服务。

  5.4 推进集服务

  要在传统地质馆服务主体的基础上，发挥地质调查局、地调院、地环监测院的作用，开展专业公共地质服务。还要通过合作机制，邀请其他的地学研究机构、高校等参与到了地质的者队伍中来。

  注：本文参考了大量档案局、档案科学研究所网站及CNKI库公开发表的论文文献，在此不一一列出。

  浏览 209赞 81时间 2024-03-16