地质档案资料归档的前端控制

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  李素清

  （中国石化中原油田档案管理处）

  摘 要 在实际工作中，地质档案在归档（文件）中发现存在着一些新问题。本文对如何做好地质档案归档的前端控制进行了探索，提出了切实可行的办法。

  关键词 地质档案 归档 前端控制

  近几年，中原油田随着科研与生产的发展，所形成的地质档案也较以往日益增多。在实际工作中，我们发现，各单位需要归档的地质档案无论是的还是纸质，都存在一些新的问题：编制标准不统一；与纸质不对应；印刷不规范；工作人员不够认真等。针对这些新问题，我们档案室在对地质档案归档控制的过程中，积极探索，大胆实践，通过与勘探开发研究院、各采油厂及各行业公司等单位的密切配合，实行了“两控制一提高一考核”的地质档案归档前端控制体制。即：源头控制、接收控制，档案意识的提高，把归档工作纳入目标考核体系。

  1 地质档案归档前端实行“两控制”

  1.1 源头控制

  归档时发现勘探开发研究院各科室归档用的印制标准不统一：既有旧的（如 2002 年），也有新的（如2008 年）；既有国土部的（如储量报告），也有中原油田分公司的（如生产项目）等。针对这一情况，我们的具体措施有：

  一是统一标准，把中石化集团公司企业标准 2008 年 4 月 1 日起实施的《石油天然气勘探与开发地质成果报告编制要求》、《油气成果地质计算机著录细则》、《石油天然气勘探与开发地质立卷归档规则》等项具体标准，发布在勘探开发研究院的网站首页的醒目位置上，便于大家看到并按要求及时归档。

  二是积极与勘探开发研究院科研管理部门协商，加强其对地质档案核心档案归档的重视，并对各科室制定相应的归档考核奖惩制度。努力提高油田核心档案整理编目的标准化、规范化水平，确保油田核心档案在载体和门类上的齐全完整。

  1.2 接收控制

  1.2.1 纸质印制把关

  归档时发现个别的地质档案印制不规范，如有的报告封面用的是铜版纸，有的插图插表版式不对等，这给我们盖章、编号等工作造成极大不便，所以要对纸介质严格认真地把关。具体做到如下要求：①封面用 150g 以上皮纹纸印制。②文字报告、附件采用 70g 以上的 A4 幅面纸印制，双面正规胶版印刷或激光打印机打印。③彩色文字、图件必须彩色印刷，制印清晰，着墨牢固。④用线装订。⑤装订顺序为：封面、扉页、目次页和主体部分。⑥多张软质图件尽量采用同种规格幅面，折叠成 270mm×190mm 大小的手风琴状，图面折在里，图右下角责任表（图签）露在外；不易折叠的硬质图件，应加图袋（筒）包装。

  1.2.2 格式把关

  归档时发现有的文件与纸质的不是一一对应的关系，如纸质的有附图，可的没有或者缺少一张等现象。所以要对其进行严格的把关。

  一是载体把关：

  （1）验收内容。包括文档的格式、组织方式、信息的完整性、载体的安全性、可读性及载体信息与纸质内容的一致性。

  （2）验收方法。①载体的验收。文档的载体不能有擦痕、矫变、斑点、霉变、损伤等痕迹，载体表面清洁。文档载体能在通用的读取设备上被正确读取，不携带病毒且能进行正常的复制。文档载体的外标签应正确无误。②文档登记表的验收。文档登记表的填写应规范、正确。③文档的完整性验收。对照文档登记表、相应纸介质和“Readme”等文件，仔细查验交来的文档的完整性。④查验。浏览每一个文档内容是否清晰、齐全；文档格式及组织方式是否正确；存档文件、源文件和附加文件是否齐全。

  二是把关。编辑格式统一按中石化企业归档标准等有关规定执行，封皮按照字号一般不小于 3号字，行距不得低于单倍行距。页面的尺寸以A4为宜。带有页，页位于页面的低端，“居中”或“外侧”。审批文件的排列顺序符合要求，签名、公章等信息无遗漏。所有插图、插表、图版应直接插入文字的相应位置，无遗漏，边界完整，所有图片、表格、图版等的显示方向应向上，插图名称置于图的正下方，插表名称置于表的正上方。

  2 地质档案归档强化 “一提高”

  “一提高”—“档案意识”的提高。归档时发现移交人员的“档案意识”不够，如字迹模糊，他们就觉得能猜出是什么字就行了；更有甚者，两盒光盘一盘刻录一盘竟是空的等。为了提高移交人员的档案意识，具体应做到三个方面：①验收此项工作的档案管理人员要有强烈的档案意识，必须要严格认真，要有对历史负责、为利用者考虑的长远目标来要求。②地质档案移交人员要有档案意识，按档案的要求或标准执行，要让他们有从到档案的思想转变。③给每位科研人员宣传档案意识，结合实际进行宣传，并及时举办地质档案编制整理培训班，提高有关人员特别是科研人员的档案意识和编制整理水平，大力提升档案的规范化管理水平和服务能力。

  3 地质档案归档纳入“一考核”

  “一考核”—将地质档案归档工作纳入目标考核。由于地质档案直接关系到油田的科研生产，对其进行有效的监督约束管理，意义重大。具体措施有：把各科室归档工作纳入所辖二级单位的各项目标考核范围，特别与绩效考核挂钩，对那些自己为了使用方便不愿将有价值的交出来归档的单位和个人，并造为的油田核心档案收集不齐全、不完整的，进行实质性的惩罚。对做得好的，要及时进行表扬和奖励。其次，纳入局有关单位的各项目标考核当中。做到既重业务活动，又重法制建设；既重档案实体管理，又重行政监督指导。

  浏览 181赞 51时间 2022-03-24