公司档案管理办法

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• 白骨精6699

  档案管理制度

  1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

  2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

  3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

  4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

  5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
  
  档案统计制度

  1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

  2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

  3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

  4、做好档案利用情况和档案利用效果的统计。

  5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

  扩展：

  企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：

  1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

  2、经营销方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

  3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

  4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

  5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

  6、物资方面。有物资、原材料采购、库存保管、和工具管理中形成的各种文件材料。

  7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

  8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

  9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

  10、、政、工、团工作方面。有企业务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

  11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

  12、其他方面。

  归档时间

  1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

  2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

  档案分类

  1、根据和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

  2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和利用。

  3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

  4、常用的分类方法有：

  （1）按产品型号分类；

  （2）按设备型号分类；

  （3）按科研课题分类；

  （4）按工程项目分类；

  （5）按专业性质分类；

  （6）按组织机构分类；

  （7）按时间分类。

  参考：百度百科——企业档案管理办法

  浏览 442赞 57时间 2023-08-19
• 小遥CITY

  档案管理办法

  为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

  一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现信息化管理。

  二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

  三、人力专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保完整。

  四、档案管理员要对公司安全生产相关文件专门建档。进行管理。

  五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

  六、文件档案的保管、查阅。

  1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免露或捆扎堆放。

  2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案的完整与安全。

  七、公司内部员工因工作需要查阅档案，须报请公司分管批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准、是否复印等相关内容。

  八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

  浏览 352赞 158时间 2023-04-12
• 童心惠敏

  会博通为企业综合档案管理全方面解决方案

  规范化档案管理

  会博通综合档案管理系统符合标准，可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置，全面实现各类型档案集中管理的理想。

  全面化档案管理

  会博通综合档案管理系统集成实体与数字化档案统一管理，涵盖十大类档案以及干部人事档案管理。

  协同化档案管理
  

  会博通综合档案管理系统档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化，谁形成谁归档原则，大大减轻档案管理人员负担。

  高效化档案管理

  会博通综合档案管理系统支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接，自动生成封面背脊、备考表、目录等档案表格。

  安全化档案管理

  会博通综合档案管理系统借还登记、作日志全面记录用户的使用行为，加注阅读屏幕水印，完美避免恶意扩散、盗用，减少丢失风险。

  移动化档案管理

  会博通综合档案管理系统不限时间、地域查看、借阅、利用档案，方便快捷。

  浏览 450赞 95时间 2022-09-24
• AAA平淡的一生

  档案管理制度
  1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
  2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
  3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
  4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
  5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
  
  档 案 统 计 制 度
  1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。
  2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。
  3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
  4、做好档案利用情况和档案利用效果的统计。
  5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。
  
  档案安全保密制度
  1 、严格遵守和的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
  2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经批准，否则不准摘抄、复印。
  3、需要带回使用的档案，需经批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
  4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关批准后，方可调阅。
  
  档案查阅借阅制度
  1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
  2、查阅组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
  3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
  4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。
  5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
  6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
  7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
  
  档案库房管理制度
  1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
  2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
  3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
  4、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
  5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
  
  机关档案归档制度
  一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。
  二、机关人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
  三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
  四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。
  五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。
  六、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续 。
  
  国土专业档案立卷归档制度
  为了做好国土专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。
  1、凡是在国土管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则 ，由形成部门统一立卷。
  2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。
  3、国土专业档案的立卷，以国土专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。
  4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。
  5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。
  6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。
  7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。
  8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。
  9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交。
  
  文书档案归档文件整理制度
  为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。
  1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。
  2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。
  3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。
  4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为类、行政类、业务类。
  5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。
  6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，、政分开，排列清晰，便于查考。
  7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。
  8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。
  9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。
  会计档案立卷归档制度
  会计档案是档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和。
  1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。
  2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。
  3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。
  4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。
  5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。
  6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。
  7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。
  8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。
  9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。
  
  声像档案立卷归档制度
  声像是档案的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定本制度：
  1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要、会议、人物、主要活动及有历史价值的。
  2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。
  3、归档的声像要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。
  4、按要求填写好卷内目录，编好号。
  
  档案利用制度
  1.凡本单位人员利用档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅目的，用后及时反馈利用效果。
  2.外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。
  3.因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。
  4.档案一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。
  5.如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本部门并由档案办公室主任批准;查阅委会议记录、班子会议记录的须经主管局长批准。
  6.对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。
  7.查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。
  
  档案利用效果登记制度
  一、利用者利用档案完毕，利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，利用接待人员要收集。
  二、凡利用者利用档案即时取得效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。
  三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将“利用效果登记表”带回，而接待人员要及时催缴“利用效果登记表”。
  四、档案员收回的“利用效果登记表”，应及时整理。

  浏览 351赞 91时间 2022-03-18
• 加密算法

  档案公司注意三个问题，主讲：牡丹，希望能帮助到档案职场的朋友

  浏览 227赞 108时间 2021-11-24