外贸的步骤以及流程中用到的单据 详细

shampooxia 2021-09-19 09:32 492 次浏览 赞 152

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  • samantha427

    贸跟单的流程
    1.客户询盘:一般在客户下purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
    2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,Proforma Invoice 给客户做正式报价。
    3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。
    4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
    5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销订单,交给部门进程员跟进。
    6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
    6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
    6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
    6.3:如果是放账客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
    7. 验货:
    7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
    7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
    7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
    8.基本文件。工厂的装箱,出口合同,出口商业,装箱单等文件(应由业务跟单员,交给单证员)。
    9.商检:如果是法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并出口合同,等商检所需。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
    10. 租船订仓:
    10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(BOOKING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。
    10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。
    10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
    10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
    11. 安排拖柜:
    11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
    11.2.传真一份装车给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
    11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号和封条号作为提单的。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
    12.委托报关:在拖柜同时将报关所需交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应一份装柜,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。
    13. 获得运输文件:
    13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
    13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
    13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
    14. 准备其他文件
    14.1.商业:L/C 要求的文件中,对商业要求最严格。的日期要确定在开证日之后,交货期之前。中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对的条款应显示出来,要显示唛头。如果需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
    14.2.FORMA原产地:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发,需报关单,提单等文件。经转运的货物,FORM A通常要到的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再。
    14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地要办理大使馆加签,也和一样要提前20天办理。
    14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
    14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要与提单相符。
    15.交单:
    15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
    15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
    15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
    16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
    17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
    18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价帮助。
    外贸关键秘密之一:单证交易

    所谓单证交易,就是用一套单证文件来代表货物。交易以这套单证为对象,谁拿到了这套单证,谁就是货物的主人。这样一来,货物尽量不动,单证则任意转手,由单证的持有者决定何时以及如何最终处理货物。这套单证,通常包括几个核心文件:

    1. 提单(即提货单Bill of loading,缩写为B/L)
    2. (Invoice)
    与普通的概念不同,外贸中的“”指的是自己的列明该货物名称、数量
    和价格的一份署名文件。
    3. 装箱单(Packing List)
    自己的列明该批货物体积重量及包装情况的一份署名文件。
    4. 其他说明货物情况的文件,如证明货物品质的检验,证明产地的产地等。

    全套单证中,以提单最为重要,因为它是货物的所有权证明----是具备国际公认的法律效力的物权证明。和装箱单可以自己缮制。其他检验、产地等等则根据货物的特性和买家的要求,由相应的机构如进出口商品检验检疫局等,或双方认可的组织机构如民间检验公司,货运公司等出具。

    浏览 465赞 64时间 2021-12-12

外贸的步骤以及流程中用到的单据 详细